9 tips för ett lyckat event

Idag tänkte jag bjuda på lite tips för hur ni lyckas med sommarens alla tillställningar och med minsta möjliga miljöpåverkan såklart.
Själv ska jag nämligen strax iväg och arrangera ett event för viktiga delar av Göteborgs näringsliv där mitt företag har uppdraget att se till att allt blir lyckat. Det hela är fint förpackat i ett format vi alla gillar – Grillfest! Jag har beställt 20 grader och sol sedan flera månader tillbaka och tackar väderguden så innerligt för att han levererat min beställning med bravur, helt klart över förväntan! Så nu ska jag lägga rosévinet på kylning och pynta med nyplockade syrener.

Passar därför på att dela några tips från mitt senaste nyhetsbrev om hur man får ett riktigt lyckat event. Funkar fint på privata fester, bröllop och andra tillställningar också. Ha det härligt i sommarsolen!

9 tips för ett lyckat event

1. Det är gästerna som gör festen. Rätt mix av gäster är avgörande oavsett om det är en middagsbjudning, seminarium, pressträff, releasefest eller mingel. Satsa på en blandning av personligheter och erfarenheter både på gästlistan och i programmet. Då skapas dynamik och spännande möten.

2. Rätt förväntan. Vad får gästerna ut av att komma? Sätt rätt förväntan redan i inbjudan. Och var noga med att själva eventet landar på just den nivå som utlovats.

3. Skapa en attraktiv inbjudan och var noga med hur ni formulerar er. Skriv med en ton som speglar hur ni vill uppfattas som varumärke. Familjärt? Lustfyllt? Affärsmässigt? Vänskapligt? Ett fysiskt utskick smäller fortfarande högre än en digital inbjudan. Finns det några särskilda personer du vill ska komma, vars närvaro kan göra stor skillnad för eventet? Skicka en extraordinär inbjudan med post eller bud och följ upp med telefonsamtal.

4. Satsa på maten. Är det något man kommer ihåg så är det vad som serverades. För lite mat eller om det saknades vegetariskt alternativ är de två vanligaste felen. Satsa på vällagat, mycket mat och snyggt upplagt. Välj meny efter säsong, både för miljön och för att få ut mesta möjliga av budgeten. Välj gärna ekologiskt och närproducerat.

5. Ljudtesta lokalen. Hur kommer det att låta när 100 personer pratar samtidigt? Behövs textil för att dämpa eller rama in till lagom ljudvolym? Behövs det förstärkas med teknik om någon ska tala? Samarbete med ett proffsigt teknikföretag som vet hur man sätter ljud för olika behov.

6. Skapa utrymme för möten. Att hålla tempo är bra och det är viktigt att inte dra över tiden. Men glöm inte att även skapa luft i programmet och utrymme för människor att mötas. Lägg in ordentliga bensträckare och naturliga pauser för att hinna både pudra näsan och byta visitkort.

7. Interaktivitet. Bjud in gästerna att vara interaktiva och påverka. Skapa en #-tag på twitter och ett flickr-konto för eventet och uppmana era gäster att skicka in frågor, spännande aha-upplevelser och ladda upp bilder direkt på plats.

8. Tänk på miljön. Skippa alla engångsmaterial, dekorera med återanvändingsbar rekvisita, beställ FFP-märkta blommor, använd miljömärkta trycksaker, släng inte rester och uppmana till samåkning eller hyr buss om ni har många gäster från samma ort.

9. Glöm inte att följa upp eventet. Skicka tack-mail senast två dagar efter och passa på att berätta hur och var ni kan hålla kontakt efter eventet. Kanske på er facebook-sida, twitter eller på LinkedIn? Bilder kan man givetvis kika på i ert digitala album på flickr, facebook eller er hemsida.

Vill du ha fler tips om PR och event så kan du följa mitt företag Brunat PR & Event på facebook.com/BrunatPR

Och för privata fester, bröllop och högtider så får ni tips på hur ni sparar både pengar och miljö på facebook.com/EcoBride

Vilka är dina bästa tips för att få ett lyckat event eller fest?

Foto: Evelina Thunström /Evethu.com

 

 

 

 

 

 

 

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: